Інструкцыя па рабоце
з электроннай поштай
1. АГУЛЬНЫЯ ПАЛАЖЭННІ
1.1. Электронная паштовая скрыня ДУА «Сеўрукоўская базавая школа Баранавіцкага раёна (далей - установа адукацыі) можа выкарыстоўвацца толькі ў службовых мэтах. Забараняецца: рассыланне асабістых паштовых паведамленняў, спаму, укладанняў з вірусамі, паведамленняў неэтычнага або супрацьзаконнага характару, звестак для службовага карыстання і іншай канфідэнцыйнай інфармацыі (без афіцыйна запыту) і да т.п.
1.2. Па электроннай пошце ўстановы адукацыі ажыццяўляецца абмен інфармацыяй заканадаўчага, нарматыўна-прававога, навучальнага, вучэбна-метадычнага характару паміж установамі адукацыі і аддзелам па адукацыі, органамі кіравання адукацыяй розных узроўняў, пастаўшчыкамі абсталявання і матэрыялаў, падрадчыкамі, пастаўшчыкамі паслуг і іншымі арганізацыямі, прадпрыемствамі і ўстановамі. , звязанымі з установай адукацыі дагаворнымі або іншымі абавязацельствамі.
1.3. Для апрацоўкі, перадачы і прыёму інфармацыі па электроннай пошце ва ўстанове адукацыі загадам дырэктара ўстановы адукацыі прызначаецца адказная асоба.
1.4. Карыстальнікі электроннай пошты ўстановы адукацыі павінны строга выконваць інструкцыю па рабоце з электроннай карэспандэнцыяй.
2. ПАРАДАК АПРАЦОЎКІ, ПЕРАДАЧЫ І ПРЫЁМЫ ДАКУМЕНТАЎ ПА ЭЛЕКТРОННАЙ ПОШЦЕ
2.1Спецыяліст адказны за працу электроннай пошты павінен забяспечыць бесперабойнае функцыянаванне электроннай пошты на працягу ўсяго працоўнага часу ўстановы адукацыі.
Пры атрыманні важных лістоў, якія патрабуюць пацверджання адказу, адказная асоба абавязана даслаць такое пацверджанне.
2.2 Пры адпраўцы важных лістоў, адказная асоба павінна ўказаць у паведамленні неабходнасць пацверджання атрымання ліста адрасатам.
Перад адпраўкай паведамлення неабходна правяраць правапіс і граматыку тэксту паведамлення. Тэксты вялікага аб'ёму пажадана адпраўляць у выглядзе ўкладання.
2.3 Пры атрыманні СПАМА (непажаданыя электронныя лісты, як правіла, рэкламнага характару), адказная асоба абавязана адразу выдаліць такія лісты, не адчыняючы ўкладанне (пажадана дадаць адпраўніка ў спіс заблакаваных адпраўнікаў).
2.4 Не рэкамендуецца выдаляць уваходныя і выходныя лісты на працягу навучальнага года. У далейшым, каб пазбегнуць перапаўнення электроннай скрыні, старыя неактуальныя лісты можна выдаліць.
2.5 Пажадана сфарміраваць структуру тэчак для ўпарадкавання ўваходных паведамленняў. Усе перадаюцца па электроннай пошце ўкладанні (файлы) павінны быць папярэдне правераны антывіруснымі сродкамі. Адказнасць за неналежную падрыхтоўку інфармацыі да перадачы па электроннай пошце нясе асоба, адказная за працу з электроннай поштай.
2.6 Пераданыя з дапамогай электроннай пошты афіцыйныя дакументы павінны мець адпаведныя рэквізіты (выходны рэгістрацыйны нумар, нумар і дату загада, распараджэнні і да т.п.). У тэксце паведамлення неабходна абавязкова ўказваць рэквізіты і назву які перасылаецца ва ўкладанні афіцыйнага дакумента. Афіцыйны электронны карэспандэнцыя, які перадаецца і прымаецца ў адрас установы адукацыі, рэгіструецца ў адпаведнасці з правіламі справаводства, устаноўленымі ва ўстанове адукацыі.
2.7 Усе перадаемыя вучэбна-метадычныя і даведачнаінфармацыйныя матэрыялы павінны перасылацца з суправаджальным лістом.
2.8 Пры атрыманні электроннага паведамлення адказная асоба:
2.8.1 рэгіструе яго ва ўстаноўленым парадку;
2.8.2 вызначае атрымальніка ліста і перадае яму дакумент на разгляд. У выпадку, калі атрымальніка карэспандэнцыі адказнай асобе складана вызначыць самастойна, паведамленне перадаецца дырэктару або яго намесніку. Калі ліст утрымоўвае які тлумачыць тэкст да ўкладання, яго неабходна таксама перадаць адрасату разам з укладаннем (раздрукаваным або ў электронным выглядзе);
2.8.3 у выпадку немагчымасці чытання электроннага паведамлення, паведамляе аб гэтым адпраўніка;
2.8.4 у выпадку наяўнасці прыкмет падазронага паведамлення скарыстацца "Алгарытмам падазронага паведамлення".
Инструкция по работе
с электронной почтой
1.1. Электронный почтовый ящик ГУО «Севрюковская базовая школа Барановичского района (далее – учреждение образования) может использоваться только в служебных целях. Запрещается: рассылка личных почтовых сообщений, спама, вложений с вирусами, сообщений неэтичного или противозаконного характера, сведений для служебного пользования и другой конфиденциальной информации (без официально запроса) и т.п.
1.2. По электронной почте учреждения образования производится обмен информацией законодательного, нормативно-правового, учебного, учебно-методического характера между учреждениями образования и отделом по образованию, органами управления образованием разных уровней, поставщиками оборудования и материалов, подрядчиками, поставщиками услуг и другими организациями, предприятиями и учреждениями, связанными с учреждением образования договорными или иными обязательствами.
1.3. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в учреждении образования приказом директора учреждения образования назначается ответственное лицо.
1.4. Пользователи электронной почты учреждения образования должны строго соблюдать инструкцию по работе с электронной корреспонденцией.
2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ, ПЕРЕДАЧИ И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
2.1Специалист ответственный за работу электронной почты должен обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты в течение всего рабочего времени учреждения образования.
При получении важных писем, требующих подтверждения ответа, ответственное лицо обязано отправить такое подтверждение.
2.2 При отправке важных писем, ответственное лицо должно указать в сообщении необходимость подтверждения получения письма адресатом.
Перед отправлением сообщения необходимо проверять правописание и грамматику текста сообщения. Тексты большого объёма желательно отправлять в виде вложения.
2.3 При получении СПАМА (нежелательные электронные письма, как правило, рекламного характера), ответственное лицо обязано сразу удалить такие письма, не открывая вложение (желательно добавить отправителя в список заблокированных отправителей).
2.4 Не рекомендуется удалять входящие и исходящие письма в течение учебного года. В дальнейшем, во избежание переполнения электронного ящика, старые неактуальные письма можно удалить.
2.5 Желательно сформировать структуру папок для упорядочения входящих сообщений. Все передаваемые по электронной почте вложения (файлы) должны быть предварительно проверены антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет лицо, ответственное за работу с электронной почтой.
2.6 Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь соответствующие реквизиты (исходящий регистрационный номер, номер и дату приказа, распоряжения и т.п.). В тексте сообщения необходимо обязательно указывать реквизиты и название пересылаемого во вложении официального документа. Передаваемая и принимаемая в адрес учреждения образования официальная электронная корреспонденция регистрируется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными в учреждении образования.
2.7 Все передаваемые учебно-методические и справочноинформационные материалы должны пересылаться с сопроводительным письмом.
2.8 При получении электронного сообщения ответственное лицо:
2.8.1 регистрирует его в установленном порядке;
2.8.2 определяет получателя письма и передает ему документ на рассмотрение. В случае, если получателя корреспонденции ответственному лицу сложно определить самостоятельно, сообщение передаётся директору или его заместителю. Если письмо содержит поясняющий текст к вложению, его необходимо также передать адресату вместе с вложением (распечатанным или в электронном виде);
2.8.3 в случае невозможности прочтения электронного сообщения, уведомляет об этом отправителя;
2.8.4 в случае наличия признаков подозрительного сообщения воспользоваться «Алгоритмом подозрительного сообщения».