Инструкция по работе
с электронной почтой
1.1. Электронный почтовый ящик ГУО «Севрюковская базовая школа Барановичского района (далее – учреждение образования) может использоваться только в служебных целях. Запрещается: рассылка личных почтовых сообщений, спама, вложений с вирусами, сообщений неэтичного или противозаконного характера, сведений для служебного пользования и другой конфиденциальной информации (без официально запроса) и т.п.
1.2. По электронной почте учреждения образования производится обмен информацией законодательного, нормативно-правового, учебного, учебно-методического характера между учреждениями образования и отделом по образованию, органами управления образованием разных уровней, поставщиками оборудования и материалов, подрядчиками, поставщиками услуг и другими организациями, предприятиями и учреждениями, связанными с учреждением образования договорными или иными обязательствами.
1.3. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в учреждении образования приказом директора учреждения образования назначается ответственное лицо.
1.4. Пользователи электронной почты учреждения образования должны строго соблюдать инструкцию по работе с электронной корреспонденцией.
2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ, ПЕРЕДАЧИ И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
2.1Специалист ответственный за работу электронной почты должен обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты в течение всего рабочего времени учреждения образования.
При получении важных писем, требующих подтверждения ответа, ответственное лицо обязано отправить такое подтверждение.
2.2 При отправке важных писем, ответственное лицо должно указать в сообщении необходимость подтверждения получения письма адресатом.
Перед отправлением сообщения необходимо проверять правописание и грамматику текста сообщения. Тексты большого объёма желательно отправлять в виде вложения.
2.3 При получении СПАМА (нежелательные электронные письма, как правило, рекламного характера), ответственное лицо обязано сразу удалить такие письма, не открывая вложение (желательно добавить отправителя в список заблокированных отправителей).
2.4 Не рекомендуется удалять входящие и исходящие письма в течение учебного года. В дальнейшем, во избежание переполнения электронного ящика, старые неактуальные письма можно удалить.
2.5 Желательно сформировать структуру папок для упорядочения входящих сообщений. Все передаваемые по электронной почте вложения (файлы) должны быть предварительно проверены антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет лицо, ответственное за работу с электронной почтой.
2.6 Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь соответствующие реквизиты (исходящий регистрационный номер, номер и дату приказа, распоряжения и т.п.). В тексте сообщения необходимо обязательно указывать реквизиты и название пересылаемого во вложении официального документа. Передаваемая и принимаемая в адрес учреждения образования официальная электронная корреспонденция регистрируется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными в учреждении образования.
2.7 Все передаваемые учебно-методические и справочноинформационные материалы должны пересылаться с сопроводительным письмом.
2.8 При получении электронного сообщения ответственное лицо:
2.8.1 регистрирует его в установленном порядке;
2.8.2 определяет получателя письма и передает ему документ на рассмотрение. В случае, если получателя корреспонденции ответственному лицу сложно определить самостоятельно, сообщение передаётся директору или его заместителю. Если письмо содержит поясняющий текст к вложению, его необходимо также передать адресату вместе с вложением (распечатанным или в электронном виде);
2.8.3 в случае невозможности прочтения электронного сообщения, уведомляет об этом отправителя;
2.8.4 в случае наличия признаков подозрительного сообщения воспользоваться «Алгоритмом подозрительного сообщения».